المواعيد النهائية الصارمة حيلة لتحفيز الإنتاجية في العمل

تحديد مواعيد نهائية لإنجاز مهام محددة ليس أمراً سهلاً بالنسبة لي. بغض النظر عن كمية الوقت التي أخصصها لإنجاز المهمة الملقاة على عاتقي، فإنني غالبا أهرول لإنجاز العمل قبل المهلة المحددة.
أعلم أنني بصحبة أناس أخيار في عالم مليء بالمماطلين. لكن في الآونة الأخيرة، حاولت أن أمنح نفسي وقتاً أقل لإنجاز نفس الكمية من العمل.
ولكي أكون أكثر إنتاجية (وأقل مماطلة)، فإنني ألجأ إلى تحديد مواعيد نهائية صارمة لمهمات العمل، فالمكالمة التي كانت تستغرق ساعة أنجزها الآن في نصف ساعة، وكتابة الأبحاث التي كانت تستغرق ثلاثة أيام في الماضي أرغم نفسي الآن على إنجازها في ظرف يومين ونصف اليوم. وأستخدم منبها للمواعيد يذكرني بضرورة الانتقال إلى مهمة العمل التالية.
يرى معظم العاملين أن اختصار الموعد النهائي المحدد للتعامل مع مهمات مكررة يمكن أن يكون حيلة لتحفيز الإنتاجية وزيادتها، حسبما يقول كريغ سميث، مؤسس شركة "ترينيتي إنسايت"، وهي شركة لخدمات الانترنت ومقرها فيلادلفيا.
جرب سميث العام الماضي اختصار أسبوع من المدة النهائية المحددة لإنجاز أحد المشاريع التي يعمل بها فريق من 17 موظفاً، وتبين له أن الموظفين الذين يعملون معه منذ فترة طويلة لم يضيعوا الوقت الإضافي المخصص أصلاً للمشروع.
ويقول سميث:"كلما كان هناك مزيد من الألفة بينك وبين الموظفين، كنت أكثر قدرة على تشجيعهم لإنجاز مهام العمل في وقت أقصر".
لكن فيما يتعلق بالأعمال التي ربما تنطوي على تكرار مثل (المقابلات، الأبحاث، الكتابة، التحرير والإلقاء) ولكن ليس في محتواها (بمعنى الأعمال التي يكون فيها موضوع مختلف في كل مرة)، فإن الأمر ليس بالهين.
ويضيف سميث "لقد وجدت أن تحديد موعد نهائي صارم في بعض الحالات جعل من السهل مواصلة الإنتاجية حينما كنت أعمل وفقاً لمهلة نهائية. لكن في أغلب الأحيان، وجدت نفسي لا أحقق الهدف الذي أضعه لنفسي، فمثلاً أجد من الصعب الالتزام بإنهاء مقابلة هاتفية ثرية بالحديث في مدة لا تزيد عن نصف ساعة. لكن بعد ذلك، ينتابني شعور بالإخفاق عندما يستغرق العمل (حتماً) وقتاً أطول من الذي حددته مسبقاً.
وللتأكد من ذلك، فإن تحديد مهلة نهائية بشكل افتراضي ليست فكرة جديدة. ظهر قبل 60 عاما قانون باركنسون، الذي يعتمد على الفكرة القائلة إن حجم العمل يتسع ليملأ أي وقت متوفر لإنجازه. لكن العكس صحيح أيضا إذ إن أداء المهمات المطلوبة قد يستغرق الوقت القليل المتاح لك.
http://www.bbc.com/arabic/business/2016/03/160318_vert_cap_short_deadlines